W biurze, firmie czy kancelarii powszechny jest problem, co zrobić z nieaktualnymi dokumentami, które zawierają dane osobowe. Jak je gromadzić, aby robić to bezpiecznie i zgodnie z prawem?
Gromadzenie i niszczenie dokumentów jest jednym ze sposobów ich przetwarzania. Jeśli dokumentacja zawiera dane osobowe to zgodnie z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych musi być przetwarzana w sposób zapewniający jej ochronę przed dostępem osób niepowołanych. Co to znaczy, że dokumentacja jest zniszczona zgodnie z RODO? Właściwie zniszczone dokumenty nie pozwalają na odczytanie zawartych na nich danych – na przykład dokumentację papierową tnie się na niewielkie kawałki, z których nie ma możliwości odczytania zawartych na nich informacji. Warto o tym pamiętać pracując z materiałami zawierającymi informacje osobowe.
Zgodnie z powyższym gromadzenie dokumentów do niszczenia jest możliwe. Żaden podmiot nie jest zmuszony do natychmiastowego niszczenia materiałów, które utraciły ważność pod warunkiem, że przechowuje je w sposób chroniący dane przed wyciekiem. Niszczarki biurowe zazwyczaj doskonale radzą sobie z niszczeniem dokumentów. Ich wadą jest jednak głośna praca, wytwarzanie dużej ilości ścinków oraz fakt, że do zniszczenia dokumentów wymagają uczesnictwa człowieka.
Każdy podmiot może gromadzić dokumenty do zniszczenia. Musi to robić jednak w sposób uniemożliwiający wyciek zawartych na nich danych. Jest kilka sposób na bezpieczne przechowywanie dokumentacji do zniszczenia. Dobrym i sprawdzonym sposobem jest przechowywanie nieaktualnej dokumentacji w szafkach lub pojemnikach zgodnych z RODO.
Szafki na dokumentację do zniszczenia
Sprawdzoną metodą przechowywania papierowych dokumentów, które mają zostać zniszczone, są szafki dedykowane do tego celu. Wyglądem nie różnią się one od typowych mebli biurowych. Szafki na dokumenty do zniszczenia wykonane są z laminowanej płyty wiórowej, dostępnej w różnych kolorach co pozwala na dopasowanie wybranego modelu do wystroju wnętrza. Szafki są wyposażone w zamki i posiadają otwór na plombę – w ten sposób zabezpieczają dokumenty przed wyciągnięciem przez osoby trzecie. Ich specjalną cechą jest otwór wlotowy, przez który można wrzucić kartki papieru. Dzięki zamknięciu szafkę można otworzyć w przypadku, gdy konieczne jest wyciągnięcie omyłkowo wrzuconego dokumentu. Procedurę zazwyczaj wykonuje się komisyjnie, po czym szafka jest ponownie zamykana i plombowana. Dodatkowo, szafka na dokumenty do zniszczenia może posiadać kółka, co ułatwi jej przemieszczanie. Ten typ mebli ma zazwyczaj standardowe wymiary, które pozwalają na przechowywanie 240 litrów niepotrzebnej dokumentacji, czyli 50 cm x 50 cm x 110 cm.
Pojemniki na dokumenty przeznaczone do zniszczenia
Przechowywanie dokumentów przeznaczonych do zniszczenia można również zorganizować za pomocą specjalnych pojemników. Te kontenerowe pojemniki posiadają wygodne kółka, które ułatwiają transport oraz zamknięcie zabezpieczone kluczem. Są idealne do bezpiecznego przechowywania dokumentacji w miejscach o największym zapotrzebowaniu, takich jak pomieszczenia z ksero czy archiwa. Pojemniki te charakteryzują się odpornością na działanie kwasów, wody i innych cieczy, co zapewnia dodatkowy poziom ochrony dokumentów. Mają także duże pojemności, umożliwiające przechowywanie nawet 240 litrów dokumentacji, co przekłada się na około 53 segregatory wypełnione kartkami lub 70 paczek papieru. Co więcej, można wykorzystać te pojemniki do bezpiecznego transportu dokumentów do niszczarni.
Co zyskujesz korzystając z szafek i pojemników na dokumenty do zniszczenia?
Przechowywanie dokumentów do zniszczenia w szafkach i pojemnikach umożliwia skorzystanie z usług abonamentowego niszczenia dokumentów. Wystarczy skorzystać z usług firmy specjalizującej się w bezpiecznym niszczeniu dokumentacji, która regularnie będzie odbierać zgromadzoną dokumentację i przewozić ją do profesjonalnej niszczarni. Ten proces jest mało uciążliwy dla pracowników i zapewnia pełne bezpieczeństwo firmy w zakresie ochrony danych osobowych podczas niszczenia. Istnieje również możliwość zamówienia usługi doraźnego niszczenia dokumentów w przypadku, gdy pojemniki i szafki są pełne. Warto zaznaczyć, że usługa doraźnego niszczenia dokumentów jest droższa niż niszczenie dokumentów w ramach abonamentu, choć zapewnia ten sam poziom bezpieczeństwa.
