Prowadzenie działalności gospodarczej z uwzględnieniem obowiązujących przepisów między innymi RODO nakłada na przedsiębiorców szereg obowiązków, związanych z prowadzeniem, gromadzeniem i utylizowaniem dokumentacji firmowej, a także nośników danych w wersji elektronicznej. Oznacza to, że przedsiębiorca jest zobowiązany do profesjonalnego niszczenia dokumentów, utylizacji nośników danych, a także posiadania pojemników na dokumenty czy niszczarek, zgodnych z obowiązującymi normami.
Proces utylizacji dokumentów w firmie zgodny z RODO
Decyzja o powierzeniu procesu niszczenia dokumentów firmowych nie powinna być przypadkowa. Warto zainwestować wyłącznie w podmioty oferujące utylizację dokumentów zgodnie z RODO. Działanie to ma wiele korzyści, ponieważ można należycie spełnić obowiązek wynikający z aktualnych przepisów prawa. Zastosowanie się do RODO wymaga, aby cały proces utylizacji dokumentów firmowych przebiegał zgodnie z ustalonymi procedurami. Ponadto, przedsiębiorstwa są zobowiązane do wdrożenia standardu polityki bezpieczeństwa informacji. Chodzi tutaj przede wszystkim o to, aby wybrać firmy utylizujące dokumentację firmową i elektroniczne nośniki danych, gwarantujące spełnienie wszystkich kryteriów ochrony danych, również RODO. Oznacza to, że dokumenty papierowe i nośniki danych zostają skutecznie utajone i zabezpieczone przed dostaniem się ich w niepowołane ręce, zarówno w trakcie procesu ich przechowywania, jak i przewożenia na miejsce ich utylizacji.
Niszczarki zgodne z RODO
Duże znaczenie ma niszczenie dokumentów zgodnie z RODO, polegające na dysponowaniu odpowiednim parkiem maszynowym. Chodzi tutaj przede wszystkim o niszczarki do dokumentów zgodne z RODO. To sprzęt, który według normy DIN 66399 powinien spełniać wszystkie wymagania stawiane maszynom i procesom niszczenia dokumentów firmowych. Według wyżej wymienionej regulacji wyróżnia się aż 7 poziomów bezpieczeństwa, dopasowanych do polityki wewnętrznej danego przedsiębiorstwa. Niszczarki zgodne z RODO służą do bieżącego usuwania niepotrzebnych dokumentów. Sprzęt ten może być dopasowany do rodzaju prowadzonej działalności, jak również ilości posiadanych dokumentów. Dysponując wyłącznie materiałami papierowymi, należy wyposażyć się w niszczarki zgodne z normą DIN 66399, przeznaczone do utylizacji tego typu produktów. Z kolei firmy dysponujące sporą ilością płyt CD i DVD, a także kart kredytowych powinny posiadać niszczarki zgodne z RODO, które są w stanie szybko, skutecznie i trwale zutylizować te materiały z tworzyw sztucznych.
Pojemniki na dokumenty do utylizacji zgodne z RODO
Firmach, w których gromadzi się dokumentację firmową, jak również nośniki danych w wersji elektronicznej, zawierające różnego typu informacje poufne, powinny znaleźć się również szafki na dokumenty zgodne z RODO. To produkty dostępne w abonamentowej usłudze niszczenia dokumentów. Cykliczne wytwarzanie sporej ilości niepotrzebnych dokumentów firmowych w postaci notatek pracowniczych, kserokopii, codziennej korespondencji bądź wydruków z wrażliwymi danymi, wymaga ich odpowiedniego zagospodarowania. Do tego celu nie nadaje się niszczarka, ponieważ może ona zostać szybko wyeksploatowana. Znacznie lepszym rozwiązaniem są estetyczne szafki zgodne z RODO o kompaktowych wymiarach, w których można składować dokumenty firmowe, przeznaczone do utylizacji. Szafki te mogą posiadać wrzutnie zapobiegające ponownemu wyjęciu dokumentów firmowych do zniszczenia. Należy pamiętać, że szafki zgodne z RODO mogą być opróżniane zgodnie z terminami ustalonymi na płaszczyźnie przedsiębiorca – wytwarzający dokumentację firmową, a firma oferująca utylizacją tego typu materiałów. Oprócz szafek na dokumenty zgodnych z RODO, warto zainwestować także w pojemniki zgodne z RODO. Zostały one zaprojektowane i wykonane zgodnie z Rozporządzeniem ochrony danych osobowych z 25 maja 2018 roku. Pojemniki do przechowywania dokumentów zgodne z RODO, uwzględniają także normę DIN 66399. Są one dostępne w formie lekkich kontenerów o maksymalnej masie ładunku do 96 kg.
Prowadzenie przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami RODO nakłada na właścicieli firmy wiele obowiązków, dotyczących zagospodarowania dokumentacji firmowej. RODO określa zgodny z prawem sposób utylizacji dokumentów w przedsiębiorstwach, jak również metody ich gromadzenia.
